28. janúar 2021

Gott og mikilvægt samstarf

Heiðar Lind Hansson, skjalavörður á Þjóðskjalasafni Íslands

Samfélag nútímans er stundum kallað upplýsingasamfélag. Þá er vitnað til þess að upplýsingar um hvaðeina hafi aldrei verið eins miklar og jafn aðgengilegar almenningi sem nú. Fólk verður að huga að því sem fyrr hversu áreiðanlegar upplýsingarnar eru.

Upplýsingar hafa verið teknir saman á öllum öldum. Skjalasöfn geyma mikið af þeim. Margt hefur glatast af ýmsum ástæðum og þess vegna er mikilvægt að standa á varðbergi.

Í starfi kirkjunnar verða til dæmis ýmsar upplýsingar til.

Eins og hverjar? Fólk gengur í hjónaband, staður og stund er skráð – og svaramenn. Barn er skírt, sama er gert – nöfn foreldra og skírnarvotta skráð. Maður andast, hvar og hvenær? Allt skráð og meira til.

Prestsþjónustubókin verður upplýsingabrunnur framtíðarinnar. Hin gagnmerka Íslendingabók sótti eflaust býsna mikið í þann brunn á sínum tíma.

Þjóðskjalasafn Íslands og Biskupsstofa hafa efnt til samstarfs um skjalasöfn prestakalla. Í prestaköllum eru til dæmis allar kirkjulegar athafnir færðar til bókar, í svokallaða prestsþjónustubók, ministerialbók sem kölluð var svo fyrrum. Á liðnum öldum hafa skjalasöfn prestakalla verið mikilvægar heimildir um starfsemi kirkjunnar, íbúa og byggð í landinu.

Sá sem heldur utan um þetta verkefni er Heiðar Lind Hansson, skjalavörður á Þjóðskjalasafninu. Kirkjan.is spyr hann fyrst hvað það væri helst sem prestar þyrftu að huga að í sambandi við skjalavörslu sína.

Skjalavörðurinn svarar
Það er mikilvægt að prestar hugi vel að varðveislu skjala sem til verða vegna starfa þeirra fyrir þjóðkirkjuna og viðhafi góða og skipulega skjalastjórn. Í því skyni er t.d. mikilvægt að skjölin séu varðveitt á öruggum stað til að koma í veg fyrir að þau skemmist og upplýsingar glatist. Í skjölunum eru nefnilega varðveittar upplýsingar sem geta t.d. varðað réttindi sóknarbarna og sömuleiðis sögu kirkjunnar og þjóðarinnar. Þá geyma skjölin vitnisburð þess að prestakallið hafi sinnt þeim verkefnum sem því er falið að sinna hverju sinni samkvæmt lögum og reglum.

Kirkjunni.is leikur líka forvitni á að vita hvort mikið sé flett upp í gömlum gögnum sem tengjast skjalasöfnun prestakalla. Gefum Heiðari Lind aftur orðið:

Það er óhætt að segja að gögn sem tengjast skjalasöfnum prestakalla séu meðal þeirra eftirsóttustu í vörslu safnsins. Hægt er að nefna sem dæmi sóknarmannatöl og prestþjónustubækur. Þessi gögn hafa t.d. verið skönnuð inn og gerð aðgengileg almenningi á vefnum Heimildir.is sem Þjóðskjalasafn stýrir. Þarna eru varðveittar mikilvægar heimildir um íslenskt samfélag og félagsgerð fyrr á öldum. Þá eru hér varðveitt fjölmörg gögn frá kirkjunni langt aftur í aldir og má nefna að elsta skjalið í vörslu safnsins, Reykholtsmáldagi, er einmitt upprunnið úr skjalasafni tengt kirkjunni.

Markmið þessa samstarfs er að styrkja ráðgjöf og veita leiðbeiningar um skjalavörslu og skjalastjórn prestakalla. Einnig um hvernig og hvenær beri að afhenda skjöl til langtímavarðaveislu í Þjóðskjalasafninu.

Í janúarbyrjun var send út spurningakönnun til allra prestakalla til að fá upplýsingar um stöðu þeirra í skjalavörslu og skjalastjórn. Þær upplýsingar verða svo nýttar til að efla ráðgjöf og semja leiðbeiningar sem eru sérstaklega sniðnar að prestaköllunum. Búist er við að þessu verkefni ljúki nú í vor. Frest til að svara hafa prestar til 3. febrúar n.k.

Starfsreglur mæla fyrir um skjalastjórn starfsfólks kirkjunnar. Dæmi:

Starfsreglur um presta
Sóknarprestur ber ábyrgð á færslu embættisbóka prestakallsins og skil á skýrslum um embættisverk til biskupsstofu og Þjóðskrár. (Úr 8. gr., 2. mgr.)

Starfsreglur um prófasta
Prófastur heldur vísitasíubók sem varðveitir kirkjulýsingar og munaskrá og sendir biskupi endurrit úr henni að lokinni vísitasíu sem og fundargerðir. (Úr 21. gr.)

a) Prófasti ber að annast um að biskupi Íslands berist árlega skýrslur úr öllum prestaköllum prófastsdæmisins,
b) prófastur hefur með höndum skýrslugerð og upplýsingamiðlun til kirkjustjórnarinnar,
c) prófasti ber að halda skrá um allar sóknarnefndir, og safnaðarfulltrúa, kjörnefndir og starfsmenn safnaða og gera biskupi viðvart um allar breytingar,
d) prófastur færir bréfabók,
e) prófastur heldur vísitasíubók, sbr. 21. gr. (Úr 28. gr.)

Þá er rétt að minna á lög um opinber skjalasöfn. Í 14 gr. þeirra laga er fjallað um hverjir það eru sem eru afhendingarskyldir til Þjóðskjalsafnsins. Í 3.tl. greinarinnar segir að afhendingarskyldan gildi m.a. um:

Stjórnarráð Íslands, svo og allar stjórnsýslunefndir og stofnanir sem heyra stjórnarfarslega undir það, sem og þjóðkirkjuna.

hsh

Hægt er að skoða gamlar prestsþjónustubækur í ljósriti á Þjóðskjalasafninu - öllum aðgengilegt

Úr Prestsverkabók séra Högna Sigurðssonar á Breiðabólsstað - aðstoðarprests í Einholti 1713-1717, prests á Kálfafellsstað 1718-1727 og prests á Stafafelli 1727-1749 - stórmerkileg heimild - sjá skýrri mynd af blaðsíðunni hér að neðan (smellið á myndina)

Þjóðskjalasafnið er til húsa á Laugavegi 162